Zapytania ofertowe i dokumentację techniczną (rysunki, modele, specyfikacje) można przesyłać formularzami dostępnymi w Serwisie (zapytania ofertowego „Zapytaj o projekt” oraz kontaktowym) albo e-mailem na rfq@suneko.pl. Dokumentacja klienta jest traktowana jako informacja poufna zgodnie z zasadami ochrony tajemnicy obowiązującymi w Firmie. Jeżeli projekt wymaga umowy o poufności (NDA), nie należy dołączać plików do formularza, lecz uzgodnić z Firmą kanał przekazu (por. Regulamin serwisu, pkt 7.2–7.3).
1 Administrator i kontakt
Administratorem danych jest SUNEKO Michał Górkiewicz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą SUNEKO Michał Górkiewicz, z miejscem wykonywania działalności i adresem do doręczeń przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 16, 32-640 Zator, NIP 6462078407, REGON 241828399, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W sprawach danych: info@suneko.pl, tel. +48 792 011 011.
2 Dane i źródło
Przetwarzamy nazwę firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu, treść zapytania i przesłanych załączników (np. rysunki, specyfikacje i wymagania techniczne), datę i historię korespondencji oraz informacje potrzebne do przygotowania oferty. Dane pochodzą od osoby kontaktującej się z Firmą.
3 Cel i podstawa prawna
Dane służą przyjęciu zapytania, przygotowaniu oferty i wyceny, ocenie możliwości współpracy, kontaktowi zwrotnemu, dokumentowaniu ustaleń oraz ochronie systemów Firmy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba działa we własnym imieniu przed zawarciem umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes w komunikacji B2B, prowadzeniu działalności, bezpieczeństwie i obronie roszczeń.
4 Odbiorcy
Dane mogą otrzymać upoważnione osoby w sprzedaży, technologii, jakości i kierownictwie Firmy, dostawcy poczty elektronicznej, hostingu, bezpieczeństwa i utrzymania systemów, doradcy oraz organy uprawnione przepisami. Dane nie są przekazywane klientom ani dostawcom bez potrzeby związanej z oceną lub realizacją projektu.
5 Retencja
Do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 24 miesiące od otrzymania zapytania; zbędne dane usuwa się wcześniej. Dokumentację wynikającej współpracy lub konkretnego roszczenia przechowuje się odrębnie, w niezbędnym zakresie, na właściwej podstawie i przez właściwy okres.
6 Dobrowolność i konsekwencje
Podanie danych jest dobrowolne, ale nazwa firmy, osoba kontaktowa, prawidłowy adres e-mail i opis zapytania są potrzebne do przyjęcia zapytania i przygotowania oferty.
7 Prawa
Osoba może żądać dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wniosek można wysłać na info@suneko.pl. Przysługuje skarga do Prezesa UODO, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
8 Bezpieczeństwo
Korespondencję zabezpieczamy środkami organizacyjnymi i technicznymi odpowiednimi do ryzyka, w tym kontrolą dostępu do skrzynek pocztowych i systemów. Dokumentacja techniczna klientów jest chroniona zgodnie z zasadami ochrony tajemnicy i informacji poufnych obowiązującymi w Firmie. Poufną dokumentację można przekazać także innym, uzgodnionym bezpiecznym kanałem.
9 Formularze w Serwisie
Zapytanie ofertowe i wiadomość można przesłać także formularzami dostępnymi w Serwisie: formularzem zapytania ofertowego („Zapytaj o projekt”) oraz formularzem kontaktowym. Niniejsza klauzula obejmuje oba formularze i jest wskazywana przy nich; wysłanie formularza wymaga zaakceptowania Regulaminu serwisu.
W formularzu zapytania ofertowego przetwarzamy dane wpisane przez nadawcę: imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, kraj i preferowany sposób kontaktu oraz dane o projekcie lub detalu (m.in. nazwę, rodzaj zapytania, branżę, procesy, numer rysunku i rewizję, materiał, ilości, terminy, tolerancje, wymagania jakościowe i uwagi). W formularzu kontaktowym przetwarzamy imię, nazwę firmy, telefon, adres e-mail, temat i treść wiadomości; formularz ten nie przyjmuje plików. Do zapytania ofertowego można dołączyć pliki (np. rysunki, modele, specyfikacje); mogą one zawierać dane osobowe, np. autorów, konstruktorów lub osób zatwierdzających, dlatego prosimy o ograniczenie ich do niezbędnych. Przy zapisie zgłoszenia nadajemy numer zgłoszenia, zapisujemy wersje dokumentów, które nadawca zaakceptował lub którym wyświetlono informację, oraz skrót kryptograficzny (HMAC) adresu IP, stosowany do ochrony formularzy przed nadużyciami; sam adres IP nie jest zapisywany przy zgłoszeniu (może być zapisywany w logach serwera – informuje o tym Polityka prywatności).
Zgłoszenie jest zapisywane w zaszyfrowanej bazie danych Serwisu i dostępne w panelu administracyjnym dla upoważnionych osób obsługujących zapytania (oraz administratorów panelu w zakresie niezbędnym do utrzymania systemu). Jednocześnie wysyłamy powiadomienie e-mail na adres rfq@suneko.pl; mogą być do niego dołączone przesłane pliki, a adres nadawcy jest ustawiany jako adres do odpowiedzi. Pliki są sprawdzane technicznie i przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Dane może otrzymywać także dhosting.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – jako dostawca serwera, na którym działa Serwis, oraz poczty elektronicznej (centrum danych w Polsce); kopie zapasowe Serwisu są przechowywane na tym serwerze, a kopie zapasowe skrzynki pocztowej – u dostawcy poczty.
Okres z rozdziału 5 (do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 24 miesiące od otrzymania zapytania) dotyczy danych w panelu, które są usuwane automatycznie po jego upływie. Kopie powiadomień w skrzynce rfq@suneko.pl usuwają po upływie tego okresu osoby obsługujące skrzynkę. Kopie zapasowe Serwisu przechowujemy przez 14 dni, a kopie zapasowe skrzynki wykonuje dostawca poczty i przechowuje je przez okres wynikający z zakresu usługi – od 7 do 180 dni.
W formularzach pola wymagane są oznaczone. W formularzu kontaktowym wymagane są dane osoby kontaktowej, adres e-mail i treść wiadomości, a podanie nazwy firmy, telefonu i tematu jest dobrowolne. Nie należy podawać w formularzach danych szczególnych kategorii, haseł ani danych kart płatniczych, chyba że jest to niezbędne do rozpatrzenia zapytania.
Zaznaczenie w formularzu zapytania ofertowego pola „Dokumentacja poufna” (projekt wymaga NDA, kontroli eksportowej lub szczególnych zasad przekazu danych) służy poinformowaniu Firmy o potrzebie uzgodnienia kanału przekazu dokumentacji; nie zastępuje umowy o poufności. Informacje techniczne klientów mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa i są chronione zgodnie z zasadami obowiązującymi w Firmie.
Formularze działają z włączoną obsługą JavaScript: przeglądarka rozwiązuje krótkie zadanie obliczeniowe i dołącza jednorazowy, podpisany znacznik formularza. Do ochrony przed automatami nie używamy zewnętrznych usług CAPTCHA, plików cookies ani narzędzi śledzących.
Uzupełnienie zasad i wymagań
Umowa roszczenia i źródła
Art. 6 ust. 1 lit. b dotyczy osoby, która ma być stroną umowy; dane pracownika lub przedstawiciela firmy obsługuje się na lit. f – interes odpowiedzi i współpracy B2B. Ochrona roszczeń opiera się na lit. f, w ograniczonym zakresie i właściwym okresie. Dane otrzymujemy od osoby, a w potrzebnym zakresie także od jej pracodawcy lub kontrahenta, osób upoważnionych i z publicznych rejestrów, m.in. KRS i CEIDG. Przy źródle pośrednim informację przekazujemy najpóźniej w miesiąc od pozyskania, jednak wcześniej przy pierwszej komunikacji z osobą albo pierwszym ujawnieniu, jeśli następują wcześniej. Stosujemy wyłącznie udokumentowane wyjątki z art. 14 ust. 5; sama dostępność danych w internecie nie jest wyjątkiem.
Szczegółowe prawa i transfery
Na warunkach RODO przysługują dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie i ograniczenie. Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania z art. 6 ust. 1 lit. f z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją; dalsze przetwarzanie wymaga wykazania nadrzędnych podstaw lub potrzeby roszczeń. Przenoszenie dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Dobrowolną zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań. Prawa nie są bezwarunkowe, w szczególności nie uchylają obowiązkowej retencji ani praw innych osób. Wniosek kieruje się na kontakt Administratora; odpowiedź następuje bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w miesiąc, z możliwością przedłużenia o dwa kolejne miesiące po poinformowaniu w pierwszym miesiącu o przyczynach. Skargę można złożyć do Prezesa UODO, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl. Nie trzeba uprzednio uzyskiwać zgody Firmy. Przed przekazaniem lub dostępem z państwa poza EOG Administrator ustala rzeczywistego odbiorcę, państwo i mechanizm rozdziału V RODO oraz przekazuje właściwą informację. Sama siedziba dostawcy w UE nie dowodzi braku transferu. Nie wystarcza wzmianka, że transfer „może” nastąpić. Mechanizm i możliwość otrzymania kopii zabezpieczeń bez ujawnienia chronionych tajemnic dokumentuje się w SUN-REC-11; transferu bez ustalenia wymaganych warunków nie uruchamia się.
Nadzór aktualizacji: osoba odpowiedzialna za dokumentację; sprawdza w zakresie ochrony danych osoba odpowiedzialna za ochronę danych, w zakresie IT osoba odpowiedzialna za IT; zatwierdza Właściciel firmy. Data i podpis: __________________. Wdrożenie i doręczenia wymagają rzeczywistych zapisów.